Le Centre d’Expression Musicale (CEM) au Havre simplifie sa gestion grâce à Elvis
Le Centre d’Expression Musicale (CEM) au Havre simplifie sa gestion grâce à Elvis
La gestion d’une école de musique peut rapidement devenir un véritable casse-tête, surtout quand elle repose sur des outils inadaptés comme Excel. C’était le cas de l’école de musique du CEM du Havre, une structure associative dynamique qui accueille près de 1 000 élèves chaque année. En 2018, face à une organisation devenue trop lourde à gérer, l’équipe a fait le choix de se digitaliser avec Elvis, un logiciel de gestion pour écoles et associations musicales. Résultat ? Un gain de temps, de sérénité, et une meilleure qualité de service pour les élèves et les familles.
Ecole de musique actuelle
Taille de l'école 1 000 élèves
24 professeurs
Avant 2018, toute la gestion de l’école reposait sur des fichiers Excel et du papier. Résultat :
- Une surcharge administrative, notamment en période d’inscriptions
- Un standard téléphonique saturé, les familles appelant pour confirmer les horaires, modifier des infos, etc.
- Une planification manuelle des cours, sujette à des erreurs et à des oublis
- Une équipe en difficulté pour suivre les inscriptions, les règlements, les absences ou les changements de créneaux
Avec plus de 1000 élèves, l’approche traditionnelle ne tenait plus.
La solution : passer au logiciel de gestion Elvis
En 2018, le Centre d’Expression Musicale décide de franchir un cap et utilise Elvis.
Grâce à Elvis, ils ont pu :
- Mettre en place un portail en ligne pour les inscriptions
- Gérer automatiquement les plannings, les cours, les professeurs et les salles
- Centraliser toutes les informations élèves et famill
- Simplifier la facturation et le suivi des paiements
- Réduire considérablement le nombre d’appels téléphoniques
Après : une gestion fluide et modernisée
Depuis l’adoption d’Elvis, l’équipe du Centre d’Expression Musicale constate de nombreux bénéfices :
" La solution épouse parfaitement nos besoins et permet à l'équipe administrative de répondre à une organisation exigeante de nos activités. Elvis nous permet de centraliser une très grande partie des informations de nos adhérents.
Depuis maintenant près de 6 ans que nous l'utilisons, cet outil est un véritable compagnon pour l'équipe administrative et pédagogique ! "
Nicolas Nouet, Responsable informatique du CEM
Pourquoi digitaliser votre école de musique ou votre association musicale ?
La transformation numérique n’est pas réservée aux grandes structures : même avec des moyens modestes, il est possible d’améliorer la gestion quotidienne grâce à des outils simples et adaptés.
Pour les associations culturelles, écoles de musique ou conservatoires, adopter un logiciel comme Elvis, c’est avant tout un moyen de gagner du temps, de réduire la charge administrative et de se concentrer davantage sur leur mission artistique et pédagogique.
Vous souhaitez franchir le cap ?
Comme le Centre d’Expression Musicale au Havre, vous pouvez digitaliser votre école de musique en quelques semaines, sans stress et sans complexité.